Administratief medewerker - dienst projecten

Vacaturegegevens

Functieomschrijving

Als administratief medewerker zal je allround administratieve ondersteuning bieden aan de projectleiders van de dienst Projecten. Je rapporteert aan de teamleader Projecten en het diensthoofd Gebouwen.

Jouw takenpakket ziet er als volgt uit:
• Beheer van de mailbox en binnenkomende post, zorgen voor verdeling naar de correcte personen
• Ondersteunen van de dienst Projecten in telefonie
• Administratieve ondersteuning bieden bij het schrijven en beheren van brieven,
inplannen van vergaderingen, de administratieve opstart van een nieuwe project, de
uitvoering van een project en de oplevering van een project
• Administratieve opvolging van lopende dossiers de vooruitgang hiervan bewaken
• Administratieve verwerking in het interne softwarepakket (bv. het aanmaken van leveranciers…)
• Beheer van keuringen, attesten …
• Verzorgen van overdracht projecten naar de dienst onderhoud
• Facturen verwerken
• Contact met externe partijen zoals aannemers, gemeenten en andere overheidsdiensten
• Opmaken van verslagen en nota’s voor de raad van bestuur en het directiecomité
 

Plaats tewerkstelling: Asse

Type contract: onbepaalde duur

Type job: voltijds

Aanbod en voordelen

Wij verwelkomen jou in een groeiende onderneming van 35 medewerkers, waar je deel zal uitmaken van een dynamisch team van 7 personen.
• Voltijdse arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur
• Competitief loon en eindejaarspremie
• Extralegale voordelen: maaltijdcheques van 8 euro, verzekeringen (groeps-,
hospitalisatie- en een aanvullende verzekering), aanvullende kinderbijslag,
extralegale vakantie, laptop, betaalde dagen familiaal verlof, terugbetaling syndicale
premie…
• Glijdende werktijden en tal van opleidingsmogelijkhedn
• Tijdens COVID-19 is telewerken mogelijk

Gezocht profiel

Studie: Je beschikt over een bachelor diploma of bent gelijkwaardig door ervaring

Algemene vereisten

Jobgerelateerde competenties:
• Je kan vlot werken met Outlook en de programma’s van MS Office
• Je staat graag in contact met externe partijen, dit via mail en telefoon
• Je beschikt over een goede kennis van het Nederlands

Persoonsgebonden competenties:
• Je bent communicatievaardig, klantvriendelijk en behulpzaam zowel naar externe
partijen als naar collega’s toe
• Je beschikt over een gezonde dosis assertiviteit, maar bewaakt steeds een
professionele samenwerking
• Je werkt gestructureerd en bewaakt steeds het overzicht
• Je bent accuraat, stipt en je kan zelfstandig werken
• Je bent stressbestending en je kan snel inspelen op onverwachte situaties
• Je weet van aanpakken en bent oplossingsgericht

Sollicitatieprocedure

Contactpersoon: Soeny Claeys en Lien Vervoort: https://app.smartsheet.com/b/form/effea29a58734ab68ca09a37fd1ea295